miércoles, 15 de octubre de 2008

Capítulo 1 -Preparando el Libro- MATERIALES

Al abrir el Programa Excel de Windows (Microsoft), tenemos a la vista una Hoja de Cálculo limpia, que en la parte baja nos muestra varias “pestañas”: Hoja 1, Hoja 2, etc.

Con el botón derecho del “Mouse”, hagamos click sobre la pestaña 1, se desplegará un Menú y llevaremos el Cursor a la leyenda “cambiar nombre” o “rename”, el cursor se pondrá sobre la pestaña y le pondremos por nombre “MATERIALES”




Vamos ahora al Menú Principal, en el Grupo “Archivo” o “File”, llevemos el Cursor a la opción “Guardar como” o “Save as” y en la ventana que se abra, pongamos el nombre con el que identificaremos nuestro “Libro”, puede ser “Precios Unitarios”, o “P.U.-xx-“, el nombre que mejor identifique nuestro archivo. Damos Enter y ya tenemos guardado nuestro Libro. Esta será nuestra primera BASE DE DATOS, en ella iremos dando de alta todos los materiales que una obra requiera




Para mayor claridad, es conveniente agrupar los materiales por “familias”, asignando un nombre a cada matrerial, los cuales pueden ser numerales “0025”, alfanuméricos “M-001), o alfabéticos “arena”, “cementogris”, etc. De forma personal, yo recomiendo el sistema alfanumérico sencillo: “M-0001”, donde la letra “M” nombra a materiales y el número identifica al producto. He utilizado varios sistemas y el mas sencillo es éste. Cuando asignemos los números, dejemos rangos amplios entre cada familia, pues es normal que tengamos que utilizar nuevos materiales y podremos agruparlos en la familia que corresponda.

Empecemos a dar de alta nuestros productos: Tenemos la Columna “A” para poner la Clave o Nombre del producto; la Columna “B” para la descripción, la Columna “C” para la Unidad en que utilizaremos el producto: M2, M3, Tonelada, Kg, etc; la Columna “D” será para el precio de adquisición. Aquí vale la pena hacer un paréntesis, ya que el Costo puede sernos útil, en cierto momento, incluyendo el IVA; en otro Presupuesto quizá debamos desglosarlo. A fin de hacerlo de una manera rápida y segura la eliminación del Impuesto en nuestro Costo, o que podamos cambiar el valor del mismo, según la zona del País en que vayamos a construir, tomaremos una casilla fuera de los renglones de nuestra Base de Datos. Pensemos que en la hoja pondremos, como encabezado, nuestros datos personales o de Empresa, tal vez algún logotipo, de forma que los primeros cinco o seis renglones quedan fuera de los datos, por lo tanto, podremos ocupar las casillas “F5” ó “G5” para nuestro desglose del IVA.




Veamos que en la casilla “F5” pondremos la leyenda “VALOR DEL I.V.A.” y en “G5”, el valor de tal Impuesto 1.15 ó 1.10, según la región en que presupuestemos. Ahora bien, volvamos a nuestra Base de Datos y demos de alta un producto, en este caso, Cemento Gris: Clave M-0080; Descripción: Cemento Gris; Unidad: Ton; Costo: $ 1,722.60 * $G$5; si en la Casilla G5 tenemos 1.10 para el Impuesto al Valor Agregado, nuestro resultado es $ 1,894.86, pero si requerimos el precio sin IVA, en G5 pondremos valor de “1” y nuestro precios aparecerá como $1,722.60; de esta forma, con un solo cambio, modificaremos todo el Catálogo de Precios. De igual manera, si nos piden solo Mano de Obra, en G5 pondremos valor “0” y todos los Materiales aparecerán sin valor. Es conveniente que al ir formando nuestra Base de Datos, como explicamos anteriormente, dejemos un margen amplio entre “familias de materiales”, pues con cierta frecuencia nos veremos precisados a incluir nuevos productos a nuestra Base de Datos, aunque también nos queda el recurso de aumentar numerales o literales, P. ej. En el caso de que no tuviéramos espacio disponible entre M-0079 y M-0089 y nos pidieran un Análisis con un cemento especial, tal vez podríamos llamarle MX-0080, o M-0080X, en fin, las posibilidades son muchas, lo importante es que sean lógicas para encontrarlas con facilidad. Siempre debemos cuidar que nuestra Base de Datos, sea sencilla y clara.


PROBABLES GRUPOS POR “FAMILIA” DE MATERIALES:

a)Agregados pétreos. Arena, grava, piedra, tepetate, tezontle, etc.
b)Polvos cementosos. Cemento gris, cemento, blanco, calhidra, yeso, etc.
c)Materiales para muros. Tabiques, ladrillo, block, tabicones, sillares, etc.
d)Aceros y armaduras. Varillas, alambre, alambrón, armaduras, mallas, clavo, etc.
e)Concreto celular y accesorios. Paneles, tabiques, cementos, morteros, herramientas, etc.
f)Maderas. Triplay, cimbraplay, polines, barrotes, duelas, etc.
g) Tablaroca, Durock y accesorios. Tabla de yeso, tabla de cemento, cinta de resane, pastas resanadoras, perfiles metálicos, accesorios, etc.
h)Pastas decorativas. Pastas de cuarzo, pastas acrílicas, pastas de cemento, etc.
i)Pisos y lambrines. Mosaico, terrazos, mármol, pisos vidriados, azulejo, loseta vinílica, etc.
j)Carpintería. Puertas, chambranas, bisagras, chapas, etc.
k)Muebles sanitarios. Tinacos, calentadores, inodoros, lavabos, fregaderos, lavaderos, etc.

La lista crecerá tanto como las necesidades de tu obra, las instalaciones te pueden demandar familias de Fierro Galvanizado, Cobre, P.V.C., Acero al carbón, Fierro fundido, etc., separando las líneas de Agua, Sanitaria, Gas, Industrial, etc. La lista parece interminable y será tan grande como se requiera, por lo que se deberá planear con calma el sistema de nombrado que se empleará.

Un punto importante, la hoja de cálculo tiene una gran cantidad de renglones, pero si quieres tener una previsualizaciòn, te mostrará hasta el renglón 54, pero si deseas que en cada página mostrada aparezca tu logotipo, deberás hacer lo siguiente:

Lleva el cursor al Menú Principal en “Archivo” y selecciona “Configurar Página”




Al elegir la opción de “Configurar..”, se abrirá una ventana de diálogo, en donde elegirás la pestaña correspondiente a “Hoja”; coloca el cursor y haz clic en la ventana denominada “Repetir filas en extremo superior” y selecciona los renglones hasta donde se encuentran Clave, Concepto, etc. Ve después a la parte baja del cuadro y haz clic en “Aceptar” y listo, ya podrás visualizar todas las páginas de esa hoja con tus encabezados hechos, de esta manera, si tienes que imprimir, cada hoja saldrá con su propio encabezado.




Tenemos ya lista nuestra Base de Datos de Materiales, recuerda que irà creciendo en la medida que te vayan requiriendo Análisis de Precios con materiales distintos. Es importante recordar que cuando utilizamos la Base de Datos, ésta queda comprendida entre “rangos” es decir, que si el rango es entre “A8 y E560”, lo que quede fuera de este rango no lo podrás llevar a donde lo necesites; esta observación es porque en la medida que aumentes renglones, el rango se irà ampliando, pero tú tendrás que tomarlo en cuenta para hacer la modificaciones necesarias; tal vez en este momento no lo asimiles, pero reacuérdalo, porque mas adelante lo ocuparemos.


Pasemos pues al siguiente Capìtulo, la Base de Datos de Mano de Obra.

A V I S O

Hacemos análisis de precios unitarios

Elaboramos sus presupuestos de obra a menor costo

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